Gérer les Interruptions

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Gérer les Interruptions

Gérer les Interruptions

Les plus chanceux d’entre nous travaillent depuis leur bureau dans leur maison. Ceux qui n’ont pas cette opportunité doivent malheureusement apprendre à Gérer les Interruptions.

Dans un premier temps, il est important d’identifier les interruptions en question. En effet, elles ne sont pas toutes égales !

Votre supérieur hiérarchique

 

Il/elle a un planning surchargé et doit donc vous rencontrer en fonction de ses disponibilités même si elles ne cadrent pas avec les vôtres. Ne vous inquiétez pas, il/elle ne vous dérangera certainement pas toutes les 5 minutes et on pourrait croire que, son temps étant au moins aussi précieux que le vôtre, le meeting ne devrait pas excéder 30 minutes.

 

Votre assistant(e)

 

Une fois les consignes que vous lui avez données seront assimilées, il/elle ne vous interrompra qu’en cas d’absolue nécessité. Il sera donc nécessaire de prendre sur votre temps pour répondre aux questions afin de limiter les (mauvaises) surprises dues à une incompréhension.

 

Vos collègues

 

C’est souvent de ce côté que les interruptions sont le plus difficiles à analyser et à éviter. En effet, il existe plusieurs sortes de collègues, certains avec de réelles questions, d’autres avec le syndrome de la machine à café ! (« qu’est ce que tu as fait ce week-end, où pars-tu en vacances, est-ce que tu sais ce qu’a fait mon petit dernier, qu’est ce que tu penses du nouveau responsable commercial » etc etc, vous avez compris l’idée… 😉). Du coup, pas facile de ne pas se faire aspirer le temps et l’énergie par la 2ème catégorie !

Vos notifications

 

Que ce soit le téléphone, vos emails, vos rappels, vos alertes, tout ce qui est supposé vous aider à gagner du temps vous en fait perdre par un simple « ding » !

 


 

Heureusement, il existe des techniques pour apprendre à gérer les interruptions.

 

Fermez la porte de votre bureau

Si vous avez du bol, vous avez un bureau à vous. La meilleure méthode pour signifier que vous ne voulez pas être interrompu est de fermer votre porte. Vous pouvez y ajouter une note en précisant que vous serez disponible à telle ou telle heure. N’hésitez pas à avoir recours à l’humour pour adoucir le sentiment de « rejet » qui pourrait naître chez celui qui devait ABSOLUMENT vous voir tout de suite… (technique à éviter toutefois si vous êtes médecin urgentiste de garde, parce que ça pourrait être une urgence 😄)

Au cas où vous seriez victime d’open space, il existe quelques solutions. Vous pouvez mettre un casque ou trouver un système pour avertir les « éléments perturbateurs » que vous n’êtes pas disponible. Cela prend un peu plus de temps que la porte fermée, mais ils finiront par comprendre…

 

Désactivez vos notifications

Croyez-moi, il est plus facile de désactiver vos notifications que de désactiver vos collègue (je crois d’ailleurs que c’est répréhensible par la loi ! 🙃).
Définissez des plages horaires ou vous répondez au téléphone et à vos emails. Le reste du temps, mettez vous en mode avion.

Ne vous asseyez pas !

Si quelqu’un vous visite dans votre bureau, levez-vous, ne lui donnez SOUS AUCUN PRÉTEXTE une raison de s’asseoir surtout si c’est un « syndrome de la machine à café » ! Si malgré ce signal limpide, il osait poser son auguste fessard sur la chaise visiteur, appuyez vous au bord de votre bureau. Cela aide parfois à faire passer le message… Au mieux, accompagnez le collaborateur à son bureau, cela vous permettra de vous esquiver plus facilement que de le mettre dehors du vôtre !

Apprenez à dire non

Heureusement, il existe diverses façons pour dire non. Il n’est pas toujours utile de passer pour un ours (encore que ça aide parfois !) pour se faire entendre. Toujours avec le sourire, vous pouvez par exemple proposer un rendez-vous, dire que vous ne disposez que de 5 minutes ou encore proposez d’en parler par email ou mémo. Selon le sujet de discussion, vous pouvez même orienter le fauteur de troubles vers quelqu’un d’autre. Oui, je sais, ce n’est pas très fair-play pour celui qui va hériter mais vous avez un boulot à terminer ! Aux grands maux, les grands remèdes !

Isolez-vous

Avec un peu de chance, votre supérieur hiérarchique peut vous autoriser à travailler depuis chez vous un jour par semaine par exemple. Si hélas, ce n’est pas une option, vous pouvez certainement trouver un bureau vide ou une salle de réunion. Cela vous permettra de terminer enfin ce que vous avez sur le feu sans être dérangé.


Au-delà du fait que votre productivité sera améliorée, vous allez pouvoir rentrer chez vous moins stressé(e).
Il a été démontré que vous pouvez perdre jusqu’à 23 minutes de productivité lorsque vous êtes interrompu. 23 MINUTES ! C’est énorme surtout si cela arrive fréquemment. Si vous n’êtes pas le décideur, utilisez cet argument choc auprès de votre supérieur. Il/elle va vite comprendre que 23 minutes à chaque interruption, cela représente un gouffre phénoménal à la productivité de l’entreprise.

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