Time-Blocking : Pour qui et Pourquoi ?

Des solutions adaptées à votre activité

Time-Blocking : Pour qui et Pourquoi ?

Time-blocking : Pour qui et pourquoi ?

Marre d’être toujours à la bourre ? Possédé par votre calendrier ? Aucun objectif accompli ? Une liste de tâches longue comme le bras ? Si tout ceci vous semble hélas bien habituel, je vous suggère de vous essayer au time-blocking.

Time-blocking : pour qui et pourquoi ? Les réponses à vos questions juste ici !

Comme toutes les techniques de time-management, cela demande un peu de discipline et de persévérance… Ben oui, si c’était facile, on n’aurait même pas besoin d’en parler !

Le time-blocking, comme vous vous en doutez est le blocage de périodes dans votre calendrier, qu’il soit digital ou traditionnel. Une habitude étant assimilée au bout de 30 répétitions, il faut se « plier » au time-blocking pendant un mois avant que cela cesse d’être contraignant. Une fois que c’est rentré dans vos habitudes, vous ne pourrez plus vous en passer sans même le savoir !

L’idéal, pour bien démarrer avec le time-blocking et en voir tout de suite les avantages, c’est de mettre la technique en place sur une période assez calme. Si vous êtes comptable, ne tentez pas l’opération en pleine période de bilans 🙂

Time-Blocking : une mise en place en 3 étapes

  • Analyse de vos projets et priorités
  • Définition et mise en place du programme
  • Suivi et ajustements si besoin

Etape N°1 – Analyse de vos projets et priorités

Comme vous pouvez vous en douter, c’est l’étape la plus importante. En effet, c’est à ce moment que vous faites la liste de vos projets et priorités. L’idéal est de passer une demi-journée à une journée complète une fois par an pour définir les grands projets que vous voulez accomplir sur l’année, 1 ou 2 heures au début de chaque mois pour les objectifs mensuels (majoritairement pour vérifier que vous ne vous êtes pas trop écarté de l’objectif principal) et 30 minutes à 1 heure le dimanche soir ou le lundi matin pour faire les ajustements qui s’imposent !

C’est lors de cette étape que vous définissez non seulement vos objectifs professionnels, mais aussi vos objectifs personnels. Cela peut être se remettre au sport plusieurs fois par semaine, participer à des ateliers bricolage, passer plus de temps avec votre famille, ou n’importe quelle autre activité qui vous tient à cœur et que vous ne programmez jamais.

Tout inclure dans sa liste de priorités

L’important est de vraiment TOUT (j’insiste sur ce point) lister. En restant réaliste évidemment ! Mais c’est un autre débat et cela fera l’objet d’un autre article… (les SMART goals, ça vous parle ? Vous allez adorer !)

Prenez l’exemple des bonnes résolutions de Nouvel An.

On a tous au moins décidé une fois de se remettre au sport, alors dès le 3 janvier, nous voilà tous en route pour remplir les caisses de la salle de gym du coin qui sait très bien qu’elle ne va pas nous voir longtemps mais qui nous fait quand même bénéficier d’une remise si on prend l’abonnement annuel … Vous me suivez ? Ça vous semble « déjà-vu » ? Je suis sûre que oui même si vous ne voulez pas l’admettre ! Enfin bref, on y va pendant 2 semaines de manière régulière et assidue, on manque une fois la 3ème semaine parce qu’on a un peu mal à la tête, on a bien du mal à reprendre le rythme et dès la 5ème semaine, ce n’est plus prioritaire.

Vous savez pourquoi ? Je vous le donne en mille : cela ne faisait pas partie de votre calendrier à long terme et ne l’ayant pas écrit, vous ne vous êtes pas senti engagé ni investi dans ce projet.

D’où la nécessité de noter tout ce qui vous importe et ce que vous souhaitez réaliser.

Etape N°2 – Mise en place du système

Que vous utilisiez un calendrier numérique ou papier, utilisez les couleurs, n’hésitez pas, cela facilitera le visuel.

Je vous déconseille de bloquer une journée complète. On sait tous que même un système bien huilé peut avoir un grain de sable dans le rouage. Et là, c’est le drame !Commencez par de petites durées. 30 minutes – 1 heure – 2 heures.

Vous allez sans doute me demander pourquoi mettre en place un système pareil alors qu’il suffit de prendre sa liste de tâches et de cocher au fur et à mesure. Et bien, c’est facile. Le fait d’avoir des blocs de temps dédiés à certaines tâches font que vous allez réaliser ces tâches dans le temps imparti. Je suis sûre que vous avez déjà constaté que si vous ne vous donnez pas de limite, une simple tâche peut facilement prendre 5 fois le temps qu’elle devrait juste parce que « vous avez le temps ». C’est vrai, mais imaginez tout ce que vous pourriez faire avec le temps que vous ne « gaspillez » pas…

Un autre avantage indéniable au blocage de temps est que vous allez être concentré sur la tâche en cours car vous savez que vous avez une limite pour la terminer.

Travaux Pratiques

Prenons un exemple concret. Vous êtes un agent immobilier, marié, 2 enfants, et vous êtes archi stressé par votre vie actuelle, vous ne profitez de rien, vous ne voyez pas vos enfants, et les affaires, c’est pas non plus le top du top…

Prenez un carnet, un crayon et faites la liste de ce que vous voulez accomplir cette année. Cela peut être rentrer X biens à la vente ou à la location, signer X ventes et X contrats de location. C’est votre objectif professionnel annuel. Faites vous une page pour les objectifs annuels, 1 page pour les objectifs mensuels et 1 page pour les objectifs hebdomadaires.

  • Vous voulez sans doute aussi prendre 2 semaines de vacances en famille. NOTEZ-LE !
  • Vous avez du mal à fermer votre ceinture et vous DEVEZ absolument retourner au sport ? NOTEZ-LE !
  • Vous voudriez bien emmener votre femme au restaurant une fois par semaine ? NOTEZ-LE !

Je sais, je sais, ça a l’air bien contraignant cette affaire mais prenez le taureau par les cornes et essayez, je doute que vous vouliez retourner à votre « non-système » par la suite !

Une fois vos objectifs définis, définissez des blocs de temps pour accomplir des tâches précises qui vous rapprochent de vos objectifs mensuels et annuels.

Gardez des blocs vides dans votre calendrier, le but n’est pas de vous bloquer toutes vos journées avec zéro marge de manœuvre pour les imprévus, parce que malheureusement, c’est tout le jeu de la vie : balancer des imprévus dans un planning déjà surchargé !

Pensez aussi à faire des petits blocs pour les tâches courantes qui, sans en avoir l’air, sont chronophages à souhait… Et dans la mesure du possible, limitez les meetings et les interruptions, parce que c’est le pire du pire !

 

Etape N°3 – Suivi et ajustements

L’avantage de créer votre propre calendrier avec vos propres blocs de temps, c’est que vous pouvez toujours réaliser des ajustements en cours de route.

On a souvent tendance à sur ou sous-estimer le temps qu’il faut pour une tâche précise. Alors, si c’est une tâche ponctuelle, ce n’est pas bien grave, mais si elle est récurrente, il convient d’ajuster en fonction de la durée réelle. Si vous avez sous-estimé le temps qu’il vous faut (mon cas par exemple avec l’écriture de cet article ! Il faudra que je rajoute 1 heure pour les gros articles à rédiger !), ajustez ! Si, au contraire, vous avez surestimé le temps qu’il vous fallait, réduisez le temps imparti la prochaine fois pour dégager du temps pour d’autres projets ou simplement rentrer chez vous plus tôt !

N’oubliez surtout pas que vous êtes maître de votre temps et que, comme chacun d’entre nous, vous avez des pics de productivité qu’il convient d’utiliser à bon escient pour les plus grosses tâches. Classement, réponse aux emails, et autres activités non prioritaires peuvent être faites en fin de journée sur votre dernier bloc de temps par exemple.

Je vous invite dès aujourd’hui à essayer ce système et je compte sur vous pour m’en donner des nouvelles. Sachez aussi que le conseil sur les systèmes de management du temps et l’amélioration de la productivité sont mes activités principales, donc n’hésitez pas à me contacter pour plus d’informations, une question, un devis.

 

 

Une réponse

  1. […] Ensuite, on divise ces objectifs en tâches plus petites et plus réalisables. On pratique le time-blocking pour programmer ces divisions de tâches. L’important est de faire comprendre à votre […]

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